电子政务文档管理解决方案

行业特征


根据国家提出的“信息高速公路”的理念,“电子政务”的实施被列为政府发展工作的重中之重。电子政务,即利用现代高科技的信息技术,通过电子化、网络化,对政府在经济管理、市场监管、社会管理和公共服务等各个方面实现组织结构和工作流程的优化重组,打破时间、空间和部门之间的制约,建立精简、高效、廉洁、公平的运作模式。作为电子政务系统中最核心的信息流就是文件流。电子文件是电子政务活动的主要工具和真实记录,是政府机构最重要的信息资源,他并不需要一种泛泛的存储,而是需要一整套高效专业的管理。

为了实现信息流在政府部门的工作中实现高效率运转,政府信息化工作平台应该需要具备以下特点:

1. 安全性:对任一机构来说,信息安全都是信息化办公的第一要务,对政府部门来说,这一点就更为重要。电子政务系统不但能够实现内网和外网的物理隔离,有效防止泄漏;同时也应该确保内外网都具备强大的抵御攻击的能力,防止非法入侵,恶意篡改,窃取带来的损失。

2. 整合性:由工作性质决定,政府部门的工作内容拥有双整合的特点:政府内部办公与外部事物处理相结合;不同政府部门之间工作资源相结合。通过建立政务办公信息流和事物信息流的平滑对接,提高信息流的效率,直接提高电子政务系统的覆盖能力。

3. 可持续性:对电子文件的管理既要服务于当前政府机构业务活动的电子化,也要确保重要信息的长久真实可靠和历史说明能力。长久而言,不能造成政府机构和社会记忆的某些空白,使机构和国家为此遭受政治、经济和文化方面的重大损失。

4. 可扩展性:电子政务信息系统的实施是一个分阶段的长期过程,电子政务系统的构造应具有高度的扩展性,以降低系统扩充的投入成本,并满足信息技术高速发展的需要。

面临挑战


1.政府文档图片等多媒体数据资源存储分散,不便于统一管理,也容易出现丢失。

2.部门之间的信息相对独立,信息孤岛。即使是沟通后的传输也可能出现安全隐患,如果文件较大文件传输速度和效率太低。

3.信息量过大造成的搜索难度巨大。搜索方式单一,仅通过文件名的查找方式陈旧且低效,对图片、视频等其他格式甚至可能出现无效。

4.缺乏对公文的完整历史记录,也不可以追溯到人,没有安全监控。

5.没有统一的软件数据信息统计以作前瞻性分析。

6.由于政府工作内容的特性,文件的相对机密性比一般企业更高,因此,对于不同岗位、部门所设计到的文件接触权限在现有的条件下很难实现区分。

7.在日常办公应用环境下,同级之间、上下级之间需要交换大量的信息。文件复制与移动满足信息的时效性要求,适合政府机关上传、下达文件;适合企业互传文件。

方案优势


基于数据的应用视图

 

严格的安全防御,确保机密不外泄

彩讯具备严格的安全防御措施,确保政府机密不外泄,同时应用最有效的监管手段(如日志记录),防止信息从内部泄露。

合理解决文档全生命周期管理

彩讯合理解决文档的全生命周期管理,提供海量文件的集中存储、强大的文件检索快速定位、全方位的安全保护、简易高效的文档在线协作、灵活可控的版本管理,并将文件的制定、审核、发布和删除进行严格的流程化管理,有效适用于政府对于文档保密性、易用性和安全性要求。

知识档案统一管理

管理包括文件、图片、视频、音频、设计图纸在内的数字资产的集中存储平台,轻松实现多媒体数据的统一管理。

信息分享,打破信息孤岛

有效推到数据壁障,打通各部门之间的信息孤岛,根据实际情况开放数据共享,从而调动各部门信息融合的主动性,形成政府行业大数据。

个人资料库

不仅拥有公共数据库资源,每一个使用用户都拥有自己的个人文件库。

提供标准数据接口方便集成

彩讯文档管理系统提供标准的数据接口,便于用户的多信息化系统集成,为数字化、智慧化政务系统提供便利。

客户价值


通过文档管理系统,可建立政府内部信息交流的快速通道,共享信息资源,强化部门业务管理,加强各业务部门之间的交流,实现政务信息的快速上传下达,促进协同办公,提高办公效率,为各级领导及业务人员提供辅助办公和决策服务,从而防止“信息割据”和“信息孤岛”的效应产生。