OA办公协同邮件系统

特征与挑战


行业现状

随着近些年运营商企业经营规模的扩大,其集团公司在信息化的过程中已经针对业务工作建设了很多应用系统,寻求更高效更优秀的手段来不断的提升自身的工作效率以加快自身的发展。OA邮箱作为组织内办公协同系统的核心应用,扮演着沟通协作枢纽的重要角色。不同于个人或小型组织的电子邮箱,支撑如运营商级别的集团用户协同办公的OA邮件系统,通常面临人员众多、组织结构复杂、内部办公系统种类多、员工办公协作场景多样等复杂情况,具备独特的行业特性:多系统集成融合、可伸缩扩展性、云平台演进能力、大并发量处理能力、多场景适配、支持分权分域及办公协作特有功能等。

面临的挑战

互联网技术的发展也加速了运营商组织内部办公自动化系统的深刻变革,无论从系统应用的深度与广度、采用的核心技术等方面都面临着变革带来的新的巨大挑战:

多系统融合

运营商企业内部系统繁多,需具备与运营商内部多系统集成融合能力,满足运营商企业内部办公协作要求,实现统一系统入口,确保系统之间数据一致性。

可伸缩扩展、支持多权多域管理

运营商企业内部应用系统、人员组织结构、业务范围、办公场景复杂多变,系统需具有良好的伸缩扩展性,满足不同行业组织个性化要求。

高稳定性与可靠性

运营商企业由于自身的特殊性,对企业内部稳定性与可靠性有更高的要求:

1)   在内外网采用物理网闸隔离的情况下,保证用户自由收发内外网邮件。

2)   邮件传递过程中,不能出现任何错漏、丢失现象;

3)   在停电、不明故障等发生时,数据不会丢失,邮件系统能马上恢复工作。

 数据安全性问题

运营商企业内部存在大量用户数据,必须严格确保邮件数据安全、不泄密。

 多端访问

信息时代的高速发展,多终端办公的需求日益强盛,需尊重办公人员日常邮箱使用习惯,支持PC客户端、Android/iOS等智能终端。

总体架构


彩讯科技拥有丰富的信息化建设经验,可灵活满足运营商企业各种信息化建设需求,建设高质量、高效率的OA办公协同邮件系统。彩讯OA办公协同邮件系统采用分布式组网架构,多个模块可配置在同一台服务器上运行,同一个模块可配置在多台服务器上运行,无需停机即可在线扩容。并采用服务故障自动恢复、Alive状态报告、面向事务的邮件处理等多种安全机制,确保系统稳定长期高效运行,灵活满足运营商企业各种需求。

方案优势


收件人自动模糊匹配:应对运营商企业内部巨大的员工数量,写邮件时可通过手机号、汉字、拼音自动匹配地址薄中的用户。

一键添加通讯录中整个部门所有用户为收件人:高效应对运营商企业内部多部门的复杂条件。

支持多终端办公:提供安卓、苹果各版本操作系统的手机客户端,Foxmail、outlook等邮件客户端的具备通讯录同步功能的插件、读取门户系统同步到邮件系统的全局组织架构、用户、组织架构支持分级展示、支持全局用户搜索。

支持公共邮箱功能:系统可以开设多个部门级公共邮箱,并将公共邮箱与部门所包含用户的个人邮箱进行绑定。拥有公共邮箱使用权限的所有用户,均可通过自己的账号ID和密码登录,进行业务处理。

支持会议邀请功能:用户发出会议邀请功能后,收件人可在邮件中选择接收/谢绝/暂定,收件人的响应会及时反馈给会议发起人。

树形组织架构管理:高效应对运营商企业内部员工流动性以及机构职能调整上的经常变动;

群组邮件列表:管理员可授权创建邮件群组,可按地区/部门/职位添加联系人列表,群发邮件给列表中的联系人而无需再一个个添加。

支持密级邮件功能:管理员可灵活设置用户的涉密等级,用户在发件时可灵活设置邮件正文及附件的涉密等级。用户不能够发送高于自身密级的邮件;系统能够禁止高密级用户发送高密级邮件给低密级用户。

支持安全锁功能:用户在邮箱设置界面可对任意邮件夹加密,设定密码。当查收信件时,如需查看加密邮件夹中的信件,需输入对应的密码才可查看。

提供附件管理中心:集中显示所有往来邮件内所带附件,并可进行附件批量下载、转发写信、保存附件到网盘等操作。

服务能力

全镜像异地容灾

业务零停顿

数据零丢失

高度智能化管理

7*24小时无忧保障

客户价值


1、为运营商企业打造一个友好的、多功能的、轻松的桌面办公环境,企业内部员工通过简单、易用的操作能够及时、快速地处理各项事务,有效减轻工作量,加快工作进度。

2、构建一套强大的工作流系统,实现各种业务事项、办公流程自动化、快速化、制度化、规范化。

3、搭建一个信息发布和共享的平台,实现运营商企业内部各项重要信息的及时通知、快速获取以及智能提醒,促进信息的上传下达和高效传递。为运营商企业内部各部门建立一个协同沟通平台、建立包括邮件系统、通知系统、即时通讯等模块,有效地提高各方的沟通效率。

4、建立一个满足信息安全标准要求的系统,系统通过多层安全控制体系,充分保证系统的整体安全。

5、系统建设不仅满足运营商企业当前的办公需求,还能考虑到企业未来的扩展,对系统所涉及到的组织机构、管理流程等提供易于扩展的功能。